Cost of Vacancy
So viel kostet eine unbesetzte Stelle
Cost of Vacancy Berechnen – Ein Leitfaden
In jedem Unternehmen kommen und gehen Talente. Es liegt in der Verantwortung der Personalverantwortlichen, sicherzustellen, dass offene Positionen nicht zu lange unbesetzt bleiben. Häufig herrscht dabei die Annahme, dass eine Vakanz Geld spart, da kein Gehalt gezahlt wird – doch das greift zu kurz. Unbesetzte Positionen verursachen oft erhebliche Kosten, die als Cost of Vacancy (COV) bezeichnet werden.
Es gibt zahlreiche Faktoren, die in die COV einfließen. Im Folgenden werden die wichtigsten Kostenbereiche aufgezeigt und verschiedene Berechnungsansätze vorgestellt. Am Ende finden Sie zudem eine alternative Formel für einen COV-Rechner.
Warum ist das Verständnis von COV wichtig?
Für Personalverantwortliche ist es entscheidend, nicht nur die direkten Kosten (wie Gehaltseinsparungen), sondern auch indirekte Auswirkungen (z. B. Umsatzverluste, zusätzliche Marketingkosten, negative Effekte auf Produktivität und Mitarbeitermotivation) zu berücksichtigen. Diese Kennzahlen helfen, dem Management den strategischen Wert einer effizienten Personalbeschaffung zu verdeutlichen.
1. Direkte Kosten
Die direkten Kosten einer unbesetzten Position ergeben sich aus:
Ersparte Gehaltszahlungen und Sozialleistungen:
Während einer Vakanz werden Gehalt und damit verbundene Sozialabgaben (etwa 21 % bei einem Jahresgehalt von ca. 60.000 EUR) nicht ausgezahlt.Zusätzliche Kosten:
Hierzu zählen Aufwendungen für temporäre Arbeitskräfte und Überstundenzuschläge, wenn bestehende Mitarbeiter die Lücke füllen.
Berechnungsschritte:
Schritt 1: Ermittlung der Gehaltseinsparungen
Berechnen Sie den täglichen Gehaltsanteil, indem Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage (z. B. 251) teilen, und multiplizieren Sie diesen Wert mit der durchschnittlichen Besetzungsdauer (Time-to-fill in Tagen):
Gehaltseinsparungen = (Jahresgehalt / 251) x Time-to-fill (Tage)
Schritt 2: Ermittlung der eingesparten Sozialleistungen
Multiplizieren Sie das Jahresgehalt mit dem Prozentsatz der Sozialleistungen. Für eine tagesgenaue Betrachtung können Sie auch den täglichen Anteil berechnen:
Gesamte Sozialleistungsersparnis = Jahresgehalt x 21%
oder alternativ:
Tägliche Sozialleistungsersparnis = (Jahresgehalt x 21% / 251)
⇒ Ersparnis über Time-to-fill = Tägliche Sozialleistungsersparnis x Time-to-fill
Schritt 3: Berechnung des Nettoeffekts
Subtrahieren Sie von der Summe aus Gehaltseinsparungen und Sozialleistungsersparnis die zusätzlichen Kosten, die durch den Einsatz von temporären Arbeitskräften und Überstunden entstehen:
Direkte COV = (Gehaltseinsparungen + Sozialleistungsersparnis) – Kosten für temporäre Kräfte/Überstunden
Hinweis: Ein negatives Ergebnis zeigt, dass die Zusatzkosten (z. B. Überstunden, temporäre Einsätze) die eingesparten Aufwendungen übersteigen. Die absolute Zahl repräsentiert dann die tatsächlichen Mehrkosten, die dem Unternehmen durch die Vakanz entstehen.
Beispiel: Offene Stelle für einen Softwareentwickler
- Durchschnittsgehalt: 61.658 EUR
- Time-to-fill: 134 Tage
- Arbeitstage pro Jahr: 251
- Annahme Sozialleistungsersparnis: 21 %
- Kosten für temporäre Kräfte/Überstunden: 90 EUR pro Stunde, 8 Stunden pro Tag
Schritt 1: Gehaltseinsparungen
(61.658 EUR / 251) ≈ 245,60 EUR/Tag
⇒ 245,60 x 134 ≈ 32.383,16 EUR
Schritt 2: Sozialleistungsersparnis
Zwei Ansätze sind möglich:
Gesamtrechnung:
61.658 x 21% ≈ 12.949,18 EURTagesgenau (alternativ):
12.949,18 / 251 ≈ 51,59 EUR/Tag
⇒ 51,59 x 134 ≈ 6.921,06 EUR
(Beide Methoden können angewendet werden – wichtig ist, dass Sie konsistent bleiben und Ihre unternehmensspezifischen Daten berücksichtigen.)
Schritt 3: Zusätzliche Kosten
Kosten für temporäre Kräfte/Überstunden:
90 EUR/Stunde x 8 Stunden/Tag x 134 Tage ≈ 96.480 EUR
Netto-COV (Beispielrechnung):
Verwenden Sie beispielsweise die tagesgenaue Sozialleistungsersparnis:
Netto-COV = (32.383,16 EUR + 6.921,06 EUR) – 96.480 EUR ≈ -57.175,78 EUR
Das negative Vorzeichen zeigt, dass die Mehrkosten (96.480 EUR) die eingesparten Kosten (insgesamt ca. 39.304 EUR) übersteigen. Die absolute Zahl (ca. 57.000 EUR) entspricht den tatsächlichen Mehrkosten, die dem Unternehmen durch die Vakanz entstehen.
2. Verlorener Umsatz
Unbesetzte Positionen, insbesondere in umsatzgenerierenden Bereichen wie Vertrieb, können direkte und indirekte Umsatzverluste verursachen.
Berechnungsschritte:
Schritt 1: Durchschnittlicher Mitarbeiterumsatz
Durchschnittlicher Mitarbeiterumsatz = Jahresumsatz / Anzahl der Mitarbeiter
(Falls spezifische Daten für die zu besetzende Rolle vorliegen, kann ein Multiplikator (z. B. 1X, 2X, 3X) zur Gewichtung verwendet werden.)
Schritt 2: Täglicher Umsatz
Täglicher Umsatz = Durchschnittlicher Mitarbeiterumsatz / 251
Schritt 3: Berechnung des Umsatzverlusts (COV)
Verlorener Umsatz (COV) = Täglicher Umsatz x Time-to-fill (Tage)
Beispiel: Customer Support Specialist (Wichtigkeitsfaktor 1X)
- Unternehmensumsatz: 20.000.000 EUR
- Anzahl der Mitarbeiter: 150
- Time-to-fill: 30 Tage
Schritt 1:
20.000.000 EUR / 150 ≈ 133.333,33 EUR
Schritt 2:
133.333,33 / 251 ≈ 531,21 EUR/Tag
Schritt 3:
531,21 x 30 ≈ 15.936,30 EUR
Das bedeutet: Eine unbesetzte Stelle im Bereich Customer Support führt potenziell zu einem täglichen Umsatzverlust von ca. 531 EUR bzw. zu rund 15.936 EUR über 30 Tage.
3. Marketing & Personalbeschaffung
Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher werden auch die Kosten für die Bewerbung und Vermarktung der Position:
- Kosten pro Bewerber: Reisekosten, Aufwendungen für Bewerber-Tracking-Systeme und Bewertungssoftware.
- Zusätzlicher Aufwand: Mehrfache Anzeigen und aktiveres Recruiting, was vor allem bei zahlreichen Vakanzen schnell summieren kann.
Auch wenn diese Kosten meist geringer sind als direkte Kosten oder Umsatzverluste, sollten sie dennoch in die Gesamtbetrachtung einfließen.
4. Soft Costs
Neben den harten Kennzahlen gibt es schwer quantifizierbare „weiche“ Kosten:
- Produktivitätsverluste: Unbesetzte Stellen können die Teamleistung und das Engagement senken.
- Mitarbeitermoral: Temporäre Arbeitskräfte liefern oft nicht dieselbe Qualität wie festangestellte Mitarbeiter. Zudem kann die zusätzliche Belastung zu Burnout führen.
- Verpasste Chancen: Unbesetzte Positionen bedeuten, dass potenzielle Kundenakquisitionen oder Projekte nicht realisiert werden.
Auch wenn diese Faktoren nicht immer exakt in Euro messbar sind, haben sie langfristig erhebliche Auswirkungen auf das Unternehmen.
Strategische Implikationen
Ob Sie harte Zahlen oder eine Kombination aus harten und weichen Faktoren heranziehen – es ist entscheidend, die COV an Ihre spezifische Unternehmenssituation anzupassen. Die oben dargestellten Beispiele sollen als Ausgangspunkt dienen. Denken Sie daran, dass auch eine Fehlbesetzung teuer sein kann. Eine effiziente und gezielte Personalbeschaffung ist daher der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg.
Professionelle IT-Personalberatungen wie Techport können Sie dabei unterstützen, schneller und intelligenter zu rekrutieren, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
Alternative Berechnung: Der Cost of Vacancy Rechner (COV-Rechner)
Eine weitere Methode, die COV zu berechnen, ist die Verwendung folgender drei Kennzahlen:
- Jahresgehalt der zu besetzenden Position
- Auswirkung der Position auf das Geschäftsergebnis (ein Faktor, z. B. 1–3)
- Besetzungszeit (Time-to-fill)
Formel:
COV = (Jahresgehalt / ø Arbeitstage pro Jahr) x Faktor x Time-to-fill
Diese Formel erlaubt es, den spezifischen Einfluss einer Vakanz flexibel zu modellieren.
*Die tatsächlichen Kosten hängen stark von den individuellen Parametern Ihres Unternehmens ab. Wir unterstützen Sie gerne dabei, realistische Annahmen zu treffen.