Cost of Vacancy

So viel kostet eine unbesetzte Stelle

Cost Of Vacancy Berechnen

In jedem Unternehmen kommen und gehen Talente und es liegt an den Personalverantwortlichen, dafür zu sorgen, dass offene Positionen nicht zu lange unbesetzt bleiben. Hier gibt es oft eine Diskrepanz zwischen Personalverantwortlichen und der oberen Managementebene. Es herrscht oft die weit verbreitete Meinung, dass eine unbesetzte Position bedeutet, dass man Geld spart. Kein Gehalt bedeutet mehr Geld auf der Bank, oder? Nun, nicht wirklich ….

Es gibt viele Faktoren, die in die Kosten einer unbesetzten Position, oder Cost of Vacancy (COV), einfließen. Wir haben sie für Sie unten aufgeschlüsselt! Weiter unten finden Sie den Cost Of Vacancy (COV) Rechner. 

Das Verständnis von COV und die Fähigkeit, seine Bedeutung für die Bilanz eines Unternehmens zu kommunizieren, ist für Personalverantwortliche unerlässlich, wenn es darum geht, die Bedeutung einer effektiven Personalbeschaffungsstrategie für das obere Management zu verdeutlichen.

Berechnung der Cost of Vacancy 

Selbst wenn Mathematik nicht Ihr Lieblingsfach ist, werden Ihnen diese unkomplizierten COV-Berechnungen greifbare Geschäftsmetriken liefern, die Sie als Hebel für die Unterstützung durch das Management verwenden können. Es gibt mehrere Möglichkeiten, COV zu berechnen, und welche Metrik oder Kombination von Metriken Sie wählen, hängt von der Art des Unternehmens ab, für das Sie arbeiten, und von der unbesetzten Position, die Sie besetzen möchten.

Direkte Kosten 

Um die direkten Kosten einer unbesetzten Position zu bestimmen, berechnen Sie zunächst das Gehalt und die eingesparten Sozialleistungen der Position. Subtrahieren Sie dann die Kosten für temporäre Arbeitskräfte und die Überstunden, die bestehende Mitarbeiter auf sich nehmen müssen, um die zusätzliche Arbeitsbelastung zu bewältigen.

Schritt 1: (Gehalt der Position / 251 Arbeitstage) x Durchschnittliche Anzahl der Tage bis zur Einstellung = Gehaltseinsparungen 

Schritt 2: Gehalt der Position x 21% = Einsparungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen*

Schritt 3: Gehaltseinsparungen + Einsparungen bei den Sozialleistungen – Kosten für temporäre Arbeitskräfte und Überstunden

*Sozialleistungskosten betragen bei einem Jahresgehalt von 60.000 EUR ca. 21% des Gehalts eines Mitarbeiters. Während wir Industriestandards und Durchschnittswerte verwenden, sind Ihre Berechnungen genauer mit Unternehmensdaten.

Beispiel: Offene Stelle für Softwareentwickler 

Durchschnittsgehalt in Deutschland: ⌀ 61.658 Euro  

Anzahl der Tage bis zur Einstellung: 134 

Durchschnittliche Arbeitsstunden pro Tag: 8

Schritt 1: (60.658 / 251) x 134 = 32.383,16 EUR 

Schritt 2: Gehalt der Position x 21% = Einsparungen bei den Sozialleistungen*

Schritt 3: 32.383,16 EUR + 6.800,46 EUR – (90* x 8 x 134) = -57.296,38 EUR

*Freiberufliche Entwickler und jede andere beauftragte Rolle werden je nach Größe und Komplexität der von ihnen ausgeführten Projekte sowie ihrem Erfahrungsgrad (25 EUR – 160 EUR /Stunde) variieren. 90 EUR ist ein Durchschnitt. Somit beträgt die COV einer unbesetzten Stelle für einen Softwareentwickler für 134 Tage in diesem Beispiel 57.296,38 EUR. Das ist ein enormer Anreiz, die Stelle zu besetzen!

 

Verlorener Umsatz

Dieses Modell eignet sich zur Bestimmung der COV für umsatzgenerierende Positionen wie Vertriebsmitarbeiter. Alle Mitarbeiter tragen jedoch zum Gesamtumsatz eines Unternehmens bei. Wenn ein Team unterbesetzt ist, leidet in der Regel der Kundenservice, was sich auf die Kundenzufriedenheit und andere wichtige Leistungskennzahlen auswirkt. 

Sie können den durchschnittlichen Umsatz für eine bestimmte Position schätzen (wenn Sie diese Zahlen haben) oder mit der folgenden durchschnittlichen Mitarbeitermodellberechnung die gesamte Mitarbeiterbelegschaft betrachten.

Schritt 1*: (Jahresumsatz / Anzahl der Mitarbeiter) = Durchschnittlicher Mitarbeiterumsatz 

Schritt 2: Durchschnittlicher Mitarbeiterumsatz / 251 Arbeitstage = Durchschnittlicher täglicher Mitarbeiterumsatz 

Schritt 3: Durchschnittlicher täglicher Mitarbeiterumsatz x Durchschnittliche Anzahl der Tage bis zur Einstellung = COV oder potenzieller Umsatzverlust

*Bei Verwendung des durchschnittlichen Mitarbeitermodells können Sie in Schritt 1 für Rollen, die als höhere Umsatztreiber, aber ohne eigene spezifische Umsatzzahlen, gelten, einen einfachen Multiplikator verwenden. Zum Beispiel könnte ein Customer Support Specialist 1X, ein Softwareentwickler 2X und ein Produktmanager 3X erhalten. Die Gewichtung eines Software-Entwicklers muss abhängig vom Geschäftsmodell nicht das Zweifache betragen. Stellen Sie sich vor, Sie sind Integrationspartner – in diesem Fall können Sie dem unternehmenskritischen Software-Entwickler dreifache Gewichtung geben.

Beispiel: Customer Support Specialist (Wichtigkeitsfaktor 1X) 

Durchschnittlicher Unternehmensumsatz: 20.000.000 Euro 

Durchschnittliche Anzahl der Tage bis zur Einstellung: 30 

Anzahl der Mitarbeiter: 150

Schritt 1: (20.000.000 EUR / 150) x 1 = 133.333,33 EUR

Schritt 2: 133.333,33 EUR / 251 Arbeitstage = 531,21EUR

Schritt 3: 521,21 EUR x 30 =15.636,30 EUR

Ihre offene Stelle für einen Customer Support Specialist kostet Ihr Unternehmen täglich 531,21 EUR an Umsatz. Das sind 15.636,30 EUR pro Monat!

Marketing & Personalbeschaffung

Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto mehr Geld, Zeit und Aufwand müssen Sie für die Vermarktung der offenen Stelle aufwenden. Die Kosten, die es benötigt, um einen Jobsuchenden in einen Bewerber zu verwandeln (Kosten pro Bewerber), sind während der Pandemie mit durchschnittlich 18 Euro auf ein Allzeithoch geschossen.

Wenn sich ein Bewerber bewirbt, müssen Sie auch die Kosten für Ihr Bewerber-Tracking-System, Ihre Bewertungssoftware und eventuelle Reisekosten für Vorstellungsgespräche berücksichtigen, die Sie für Bewerber übernehmen müssen. Diese Kosten sind im Vergleich zu direkten Kosten und Umsatzverlusten gering, aber je nach Anzahl offener Stellen in Ihrem Unternehmen können sie sich schnell summieren.

Soft Costs

Unbesetzte Positionen verursachen auch Kosten, die schwer zu messen sind. Stellen beeinträchtigen die Gesamtproduktivität, das Engagement der Mitarbeiter und die Teammoral. Oft produzieren temporäre Arbeitskräfte nicht die gleiche Qualität wie Vollzeitmitarbeiter. Wenn andere Mitarbeiter zusätzliche Arbeit übernehmen, kann dies zu Burnout führen, was sich negativ auf die Motivation auswirkt und in einigen Fällen zu weiteren unbesetzten Stellen führen kann.

Es ist auch schwierig, Verluste von Möglichkeiten zu messen, die mit unbesetzten Stellen verbunden sind. Sie wissen nie, wie viele neue Kunden gewonnen oder Projekte abgeschlossen werden könnten, wenn eine bestimmte Stelle besetzt wäre. Darüber hinaus verpasst Ihr Unternehmen umso mehr potenzielle Chancen, je spezialisierter die Stelle ist und je länger sie unbesetzt bleibt.

Ob Sie Berechnungen mit harten Zahlen oder eine Zusammenfassung von Soft Costs verwenden, sollten COV-Statistiken für Ihr Unternehmen und die Botschaft, die Sie dem Management vermitteln möchten, angepasst werden.

Diese Cost-of-Vacancy-Statistiken sollen Sie nicht erschrecken! Denken Sie daran, dass es genauso teuer sein kann, eine Fehlbesetzung einzustellen, nur um die Position zu besetzen. Es gibt jedoch Möglichkeiten, schneller und intelligenter einzustellen, ohne die Qualität Ihrer Kandidaten zu beeinträchtigen. Professionelle IT-Personalberatungen wie Techport können Ihnen hierbei helfen. 

Als Personalverantwortlicher sollten Sie sicherstellen, dass das Management versteht, wie viel Geld unbesetzte Stellen jeden Monat kosten. Sie werden schnell erkennen, dass das Recruiting bei größeren strategischen Gesprächen unerlässlich ist.

 

Cost of Vacancy Berechner

Eine Weitere Möglichkeit, die COV zu Berechnen ist die Heranziehung von drei besprochenen Kennzahlen und die Einsetzung dieser in eine Formel.

1. Das Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle

2. Die Auswirkung der Stelle auf das Geschäftsergebnis (Faktor 1 – 3)

3. Die Besetzungszeit, also die Zeit, die benötigt wird, um die Stelle zu besetzen.

Formel: Jahresgehalt / ø Arbeitstage pro Jahr x Faktor* x ø Time-to-fill = Cost of Vacancy

Cost Of Vacancy Calculator

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