Fakten zur Stelle
- Sprachen
- Deutsch · C1, Englisch (optional)
- Arbeitsmodell
- Vor Ort
- Orte
- Berlin
der job in 20 sekunden
Office Manager:in
Du leitest das Office der Medialine Communications GmbH in Berlin: Office- und Facility-Abläufe, externe Dienstleister und Office-Budget, Reiseorganisation für Vertrieb und Geschäftsführung sowie Firmenwagen inklusive Leasing. Außerdem unterstützt du Geschäftsführung, Onboarding und ISO-Zertifizierungen. Die Stelle umfasst 30 bis 40 Wochenstunden mit regelmäßiger Präsenz im Büro an der Spree.
Wen sucht Medialine Communications GmbH wirklich?
Gesucht wird eine Person mit mehrjähriger Erfahrung im Office- oder Workplace-Management, Routine in Dienstleistersteuerung, Budgets, Verträgen und Rechnungsprüfung sowie Erfahrung in der Anleitung von Junior-Mitarbeitenden oder Azubis; sehr gutes Deutsch ist nötig.
Kernaufgaben
- 01Office-Management-Prozesse leiten, weiterentwickeln und tägliche Abläufe koordinieren
- 02Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management
- 03Externe Dienstleister steuern und das Office-Budget verantworten
- 04Dienst- und Geschäftsreisen für Vertrieb und Geschäftsführung organisieren
- 05Firmenwagen von Angebotseinholung bis Leasingverwaltung organisieren
- 06Geschäftsführung und Management bei Terminen und Organisation unterstützen
Was du mitbringen solltest
Gefordert
- Excel
- Microsoft Office
- Outlook
- Word
- Budgetkontrolle
- Facility Management
Optional
- ELO
- HR Works
Team & Auftrag
Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung, stimmst Workplace-Themen mit HR ab und planst Firmenveranstaltungen gemeinsam mit dem internen Eventmanagement.
Arbeitsbedingungen & Benefits
- Arbeitszeit & Urlaub
- Wochenarbeitszeit zwischen 30 und 40 Stunden
- Arbeitszeit flexibel einteilbar
- Arbeitsort
- Dachterrasse am Bürostandort direkt an der Spree
- Gesundheit
- Mitgliedschaft im Urban Sports Club
- Mobilität
- Fahrrad über JobRad
- Deutschlandticket vom Arbeitgeber
- Ausstattung
- Aktuelle Technik und Büroausstattung
Auswahlprozess bei Medialine Communications GmbH
Deine Bewerbung über techport reichst du hier ein. Diese Schritte beschreiben das Auswahlverfahren von Medialine Communications GmbH laut Anzeige.
Hinweise zur Bewerbung
- Anrede im Prozess per Du; eine andere Ansprache ist auf Wunsch möglich
Rollenprofil
Office- & Workplace-Management · Office & Assistenz
aus dem Stellentitel
- Unterstützt wird
- Geschäftsführung / C-Level
- Aufgabenbereiche
- Büro & Facility
Worauf es bei der Erfahrung ankommt
- Wunsch: Erfahrung in Office und Assistenz aus jeder BrancheBranche egal
„mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Workplace Management oder in einer vergleichbaren Position“
Softwaredomänen
- PropTech & Bausoftwarebestätigt
- Telekommunikation & Netzwerkebestätigt
- Cloud, Hosting & Infrastrukturaus Firmenkontext abgeleitet
- Cybersecurity & Threat Detectionaus Firmenkontext abgeleitet
- Dokumentenmanagement, ECM & Input-Managementaus Firmenkontext abgeleitet
- CRM & Vertriebssoftwareaus Firmenkontext abgeleitet
Auch interessant für
- · Teamassistenzen oder Executive Assistants, die eigenverantwortlich ein Office leiten wollen
- · Facility-Koordinator:innen mit Budget- und Dienstleistererfahrung
- · Office Manager:innen aus Agenturen oder Kanzleien mit Interesse an der IT-Branche
belege aus der stellenanzeige anzeigen
- Office-Management-Prozesse leiten, weiterentwickeln und tägliche Abläufe koordinieren
„Leitung und Weiterentwicklung der Office Management Prozesse, sowie Koordination der täglichen Office-Abläufe“
- Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management
„Gesamtverantwortung für Office Operations und Facility Management“
- Externe Dienstleister steuern und das Office-Budget verantworten
„Steuerung externer Dienstleister und Verantwortung für das Office-Budget“
- Dienst- und Geschäftsreisen für Vertrieb und Geschäftsführung organisieren
„Organisation und Koordination der Dienst- und Geschäftsreisen für die Sales-Mitarbeitenden sowie die Geschäftsführung“
- Firmenwagen von Angebotseinholung bis Leasingverwaltung organisieren
„Verantwortung für die Firmenwagenorganisation, von der Einholung und Bewertung von Angeboten über die Abstimmung mit Leasinggesellschaften“
- Geschäftsführung und Management bei Terminen und Organisation unterstützen
„Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements“
- Pflicht: Excel
„sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint“
- Pflicht: Microsoft Office
„sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint“
- Pflicht: Outlook
„sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint“
- Pflicht: Word
„sehr guter Umgang mit IT- und internetbasierten Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, Word und PowerPoint“
- Pflicht: Budgetkontrolle
„sicherer Umgang mit Budgets, Verträgen sowie Rechnungs- und Kostenkontrolle“
- Pflicht: Facility Management
„Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister sowie facility-bezogener Abläufe“
- Arbeitsmodell: Vor Ort
„Präsenz“
- Unterstützt wird: Geschäftsführung / C-Level
„Terminkoordination und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung sowie des Managements“
- Wochenarbeitszeit zwischen 30 und 40 Stunden
„Voll-Teilzeitstelle mit 30-40 Stunden pro Woche“
- Arbeitszeit flexibel einteilbar
„flexible Gestaltung der Arbeitszeit“
- Dachterrasse am Bürostandort direkt an der Spree
„modernes Büro mit Dachterrasse direkt an der Spree“
- Aktuelle Technik und Büroausstattung
„modernste Büro- und IT-Ausstattung“
- Fahrrad über JobRad
„attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket“
- Mitgliedschaft im Urban Sports Club
„attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket“
- Deutschlandticket vom Arbeitgeber
„attraktive Mitarbeiterbenefits und Zusatzleistungen wie JobRad, Urban Sports Club Mitgliedschaft, Deutschlandticket“
- Team & Auftrag
„enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und kurze Entscheidungswege“
- Team & Auftrag
„enger Zusammenarbeit mit HR (z. B. Workplace-Richtlinien, Arbeitssicherheit)“
- Team & Auftrag
„in Zusammenarbeit mit dem internen Veranstaltungsmanagement“
- Auswahlprozess bei Medialine Communications GmbH
„In unserer Bewerberansprache setzen wir auf das 'Du'. Solltest Du eine andere Ansprache bevorzugen, lass es uns einfach wissen“
aufgaben
Berufsfelder
- Office Management
anforderungen
Fähigkeiten
- Excel
- Microsoft Office
- Outlook
- Word
- Budgetkontrolle
- Facility Management
- ELO (optional)
- HR Works (optional)
originalanzeige
Die vollständige Beschreibung findest du in der Originalanzeige. Oben siehst du unsere eigene Analyse der Stelle.
Über Medialine Communications GmbH
Medialine ist ein IT-Dienstleister und Systemhaus der Medialine Group, zu der auch die Medialine Communications GmbH gehört; an über 25 Standorten in Deutschland und Europa werden mehr als 2000 Kunden betreut. Schwerpunkte sind IT Security, Datacenter, Cloud, Managed Services, Unified Communications und Business Software, etwa mit ELO, HubSpot CRM, mesonic WinLine und Microsoft Dynamics 365.
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